株式会社グローヴデザインプロダクツ様は様東京都・千葉県を拠点に、エクステリアの設計・施工・管理をワンストップで手掛けるプロフェッショナル集団。自社直営の施工部隊を持ち、高品質な現場づくりに定評があります。

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今回の事例のポイント

【課題】設計を含めた三者連携と情報管理の見直し：施工管理と職人のみで行われていた情報共有に設計も加え、三者で連携できる体制の構築が課題でした。また、施工情報のみを切り分けて管理できる環境が求められていました。

【解決策】役割に応じた「二段構え」の管理： 機密性の高い元データは「社内サーバー」、現場で動く最新図面や写真は「OPEN EX」と使い分けることで、安全性と利便性を両立しました。

【効果】検索スピードが2倍以上に： 物件名検索により、図面ダウンロードの手間が以前の半分以下に短縮。現場での「最新図面の不在」による迷いが解消されました。

【展望】発注業務のデジタル化： 現在アナログな電話・FAX・メールに頼っている部材発注をOPEN EXに集約し、さらなるミス削減と業務標準化を目指します。

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【導入前の課題】設計を含めた連携体制が求められていた

導入前、物件情報は社内サーバーで一括管理されていました。
職人とのやり取りは施工管理担当のみで行われている点を課題と感じられておりました。

松尾氏「施工管理担当と職人とのやり取りを整理・管理したいと考えたことがきっかけでした。これまで施工管理と職人の二者間で行っていた情報共有に、設計も加え、三者がトライアングルでやり取りできる体制を目指し、その実現が可能なシステムを探していました。また、社内サーバーには外部に共有する必要のない情報も含まれているため、情報を切り分ける目的で、施工に関する情報のみを管理できる別の保管場所を必要だと感じていました。」

【導入の決め手】エクステリア特化の機能と、理想の「トライアングル」構築

以前は汎用施工管理ツールを使用していましたが、業界特有のニーズに応える「OPEN EX」の存在を知り、切り替えを決断。設計・施工管理・職人を結ぶ「情報のトライアングル」をクラウド上で構築することが目的でした 。

濱田氏：「以前のツールでも図面閲覧や写真保存はできましたが、OPEN EXにはRIKCADとの親和性や問屋さんとの連携など、エクステリア特化の拡張性がありました。後発サービスだからこそ、今後現場の意見を柔軟に取り入れてくれそうだという期待も大きかったです。」

松尾氏：「社内サーバーを全て廃止するのではなく、機密情報はサーバー、現場で動く情報はOPEN EXというように『役割分担』を明確にしました。リスクヘッジを考慮しつつ、最終図面や工事履歴をOPEN EXに残すというように仕組みを作りました。」

【導入後の効果】図面検索が「半分以下の時間」になり、現場の迷いが消えた

導入後、情報の検索性が劇的に向上しました。社内サーバーの階層を辿る手間がなくなり、物件名一つで必要なデータに即座にアクセスできる体制が整いました。

濱田氏：「図面のダウンロードにかかる手間は、体感として以前の半分以下になったと思います。以前は社内サーバーに物件番号順で保存していたため、フォルダをいくつも開きながら図面を探す必要がありました。その点、OPEN EXでは物件名で検索できるので、図面にたどり着くまでの作業がかなり楽になり、確認も楽になりました。」

松尾氏：「施工情報をOPEN EXに管理することで過去の情報も見やすくなったので別の担当者が今後引き継ぐ場合でも必要な情報をすぐに共有できるので、引き継ぎの手間がかなり楽になっていくと思います。」

【今後の展望】発注業務をデジタルで統一し、ミスゼロの現場へ

次のステップとして見据えているのは、OPEN EXを通じた「発注機能」の本格活用です。現在、依然として残っている電話やFAXによるアナログな発注スタイルを刷新し、情報の標準化を目指しています 。

濱田氏：「部材の色違いや仕様違いによる発注ミスが課題となっています。
図面への個別の書き込みや、メール・FAX・電話など複数の手段でやり取りしていたため、情報の履歴が残らず、確認や共有がしづらい状況です。」

松尾氏：「当初から検討していた発注機能については、今後さらに使いやすくなることを期待しています。現場での活用が広がるよう、引き続き改善されていくと嬉しいですね。」