福岡県を拠点に、外構・造園の設計施工を手掛ける株式会社大博様。事務所と自宅の2拠点で設計業務を行う中でのデータ管理や、現場スタッフ・取引先との図面共有に課題を抱えていました。OPEN EXの導入により、課題をどのように解消したのか。外構造園事業部 部長の宮﨑 弘史 様にお話を伺いました。

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導入前の課題：「データ閲覧期限」と「再送の手間」が業務の妨げに

これまで、作成した図面や現場情報を現場担当者や社長へ共有する際は、LINEでやり取りしていました。しかし、LINEにはファイルの保存期限があるため、現場で見ようとした際に”期限切れで開けない”という事態が発生していました 。
また、2拠点でRIKCADを使用していたため、メールでデータのやり取りをする手間や、最新版がどれか分からなくなるといった管理上のストレスも課題となっていました 。

「私が自宅と事務所の両方で作業をしていて、CADデータをメールで設計担当に送り、それをまたダウンロードして……というやり取りを行っていました。
建物の作成担当と外構プランの担当が分かれているため、メールのデータの容量がすぐにいっぱいになりますし、『どれが最新のデータか』を探すのにも一苦労で、不便に感じていました。
また、社長や現場の工務担当とはLINEで図面を共有していたのですが、LINEだと保存期限が切れてデータが開けなくなり、『もう一度送ってくれ』と再送の手間が発生していました。 今はOPEN EXのおかげで、履歴がしっかり残るようになり、一目で最新版が判別できるので本当に助かっています。また、私が打合せなどで対応できない時でも、工務担当が自分で最新の図面や工事場所の情報を確認できるようになったのが大きいですね。」

導入後のメリット
取引先との連携：問屋とのデータ共有で手間を削減

社外共有の活用例として、問屋との見積依頼に利用されています。図面に色分けなどで詳細な情報を記載し、あわせて現場写真を共有することで、現地調査に行けない場合でも積算がしやすい環境を実現しました。
その結果、拾い出し作業で発生していた ミスやロスがゼロになった とのお声をいただいています。

「見積依頼に図面を共有して積算してもらっています。図面に事細かに情報を入れるという作業は増えましたが色や数量のミスが減って今ではゼロになりました。現場担当も積算フォルダを共有して問屋さんからの見積を見ることができるので納品物の確認もできるようにしています。問屋の担当者からも、自分たちで必要な情報を見に行けるようになったので楽になったという声をいただいています」

やり取りの簡素化：工事情報の共有が楽になる

工事情報のやり取りはLINEですでに作ってあるグループに色んな物件の情報を集約しているため応援などで急遽手伝いに来る方への共有も「OPEN EXにあげています」で完結できました。

「今までだと工事情報を見返す時に遡って情報を探し出して、都度説明していたことをOPEN EXに集約したことで『OPEN EXにあげています』の一言で済んでしまうことはとても大きいです。工事現場の位置情報もそのまま共有できるので問屋さんからも喜ばれています。総じて電話の回数も減りました。」

通知機能の役割：「連絡の手間」を省き、ムダなやり取りを無くす

OPEN EXを使う上で、宮﨑様が利便性を感じているのがアプリの「通知機能」です。
図面をクラウドへアップロードすると関係者に通知が飛ぶため、わざわざ「送りました」という連絡を入れる必要がありません 。現場スタッフは通知を受けることで即座に最新版を確認でき、情報共有のタイムラグが解消されました 。これにより、設計から現場への受け渡しがよりスムーズになっています。

「アプリに通知機能が搭載されたことにより業務効率が50％上がったと思います。今までメールやLINEでやり取りしていたので「送りました」「確認します」というようなやり取りは無くなり、データを上げれば通知が飛ぶので確認忘れも無くなりました」

まとめ：気づけば“無くてはならない”ツールに

職人の高齢化が進む中、多くの企業では新しいシステムの導入に対して現場から反発の声が上がることも少なくありません。しかし、同社ではそのような意見はなく、スムーズに導入が進みました。

「比較的若い人材が多く、最年少は16歳なのでアプリを使ってやり取りすることに抵抗はありませんでした。むしろ年配の職人ほど導入していくべきだと思います。やはり現場では言った・言わないが起こるためその履歴が残せることはとても大事になってくると思います。
今までデータ共有ややり取りに掛かっていた時間がOPEN EXで短縮されたので今は無くてはならない存在になっています。今後チャット機能が1物件1チャットでなく、複数チャットで行えるようになればLINEでのやりとりを減らすことができるので改善を期待したいと思います。」

ありがとうございました。